Herramientas digitales para la productividad
La revista Entrepreneur y el blog de TED hicieron mención de varias herramientas digitales usadas por empresas, colaboradores y emprendedores para mejorar su productividad. A continuación un resumen de las más interesantes:
brain.fm
Una herramienta que pretende utilizar el potencial de la música para influenciar estados cognitivos. La página ofrece distintos tipos de música según las necesidades; hay para concentración, relajación, meditación y para dormir. La idea de los fundadores era combinar la música y la neurociencia auditiva para crear esta innovadora aplicación digital de terapia. Quienes lo utilizan para trabajar, han sentido una mejoría en la concentración y productividad, y una disminución en los momentos de distracción. En la creación de esta aplicación, se utilizaron investigaciones psicológicas y neurocientíficas; así como apoyo de consultores expertos en el tema. Todos los estudios están disponibles en la página.
Evernote
Es una aplicación para almacenar todo tipo de documentos, mediante la creación de libretas, notas, y tags. Se pueden hacer grabaciones de audio, agregar links, adjuntar documentos, hacer tablas y ‘checklists’. Tiene la versión Business para facilitar el acceso a información y material en equipos de trabajo y cuenta con un lector inteligente que puede reconocer texto en imágenes y escritas a mano, lo que facilita la búsqueda de archivos dentro de la aplicación. Es también una de nuestras herramientas favoritas para coordinar entre grupos de trabajo y se convierte en un excelente repositorio de información colectiva con herramientas de búsqueda que la convierten en una herramienta realmente poderosa.
Clear
Una herramienta para sistema operativo IOS que permite organizarse mediante la creación de ‘to do lists’, disponible para los distintos dispositivos que se sincronizan mediante el iCloud. Especialmente útil para personas que no son muy organizadas con su tiempo o sus tareas.
Google Calendar
Es el popular calendario de Google utilizado por miles de personas, donde se pueden anotar los compromisos para organizar la agenda, invitar otros usuarios a eventos específicos y hasta compartir tu calendario con otras personas.
Wrike
Es un sistema que facilita el manejo de proyectos y la visualización del estado en que se encuentran de forma interdepartamental. Adicionalmente, se integra con otras herramientas como Google, Microsoft, Adobe y otras. Empresas como TGI Friday’s, AirBnb, Hawaiian Airlines y Ogilvy Australia son clientes de esta plataforma.
Slack
Esta herramienta sirve para conectar a los equipos de trabajo; es un espacio de trabajo compartido. Aumenta la productividad, porque todos tienen las respuestas que buscan a la mano. Crea un archivo de las conversaciones para la fácil búsqueda y acceso de los demás, lo que brinda transparencia en los equipos de trabajo, porque todos pueden ver en lo que los demás están trabajando, los acuerdos de las reuniones a las que no pudieron asistir, resultados y es estado de los proyectos que se están trabajando.
Headspace
Una aplicación de meditación corta. La meditación diaria ayuda a aliviar el estrés del día a día, mejora el humor general de la persona y enseña a ser una persona ‘mindful’ o consciente. Gracias a los beneficios, cada día son más las personas que adoptan la práctica de sacar unos minutos al día para hacer algún tipo de meditación. Empresas como Google, Unilever, General Electric, AirBnb , Spotify y LinkedIn fomentan la meditación entre sus colaboradores y han visto resultados positivos en la productividad.
El tiempo laboral promedio en el que los trabajadores usan dispositivos tecnológicos, es 5 horas diarias. Se estima que los trabajadores revisan redes sociales al menos 14 veces al día, lo que suma 7% de su tiempo. Pocket es un apoyo para disminuir este fenómeno, ya que es una herramienta para guardar todo el tipo de contenido que uno desea ver o revisar luego, y así evitar distraerse fácilmente durante el día o trabajo.
Todoist
Esta es otra herramienta para hacer ‘to do lists’. Permite clasificar las listas en tareas, proyectos y por orden de prioridad y asignarles una fecha máxima, las cuales uno puede marcar cuando se realizan. La particularidad de esta herramienta es que cuenta con ‘analitics’ de la productividad del usuario, según la realización en tiempo de las tareas anotadas. Líderes en organizaciones como Apple, Starbucks, MIT, y Google confían en la aplicación para el manejo de diferentes aspectos laborales.
MeMail
Para quienes prefieren manejar su vida laboral desde su correo, existe esta aplicación que se encuentra en el App Store que permite enviar correos a uno mismo de notas cortas, recordatorios o listas de cosas por hacer de una forma rápida.
Boomerang
Es un app para usuarios de Gmail que permite hacer las siguientes cosas:
Programar correos para que se envíen a una hora específica
Habilitar la recepción de alertas o notificaciones cuando no se ha recibido respuesta de un correo en cierto espacio de tiempo
Escoger devolver correos viejos al inicio del inbox en el momento o fecha que se vaya a necesitar (Boomerang messages back to the top of your inbox)
Rescue Time
Es un programa que se instala en los dispositivos para que analice cuanto tiempo se invierte en cada página o aplicación; de esta forma, se puede saber con seguridad que tan eficientes estamos siendo con nuestro tiempo. Además de crear reportes sobre la actividad del usuario en sus dispositivos, la herramienta permite programar alertas para que notifiquen cuando se ha utilizado cierta cantidad de tiempo en una sola actividad, bloquear algunas páginas que consideremos distracciones por el tiempo de nuestra elección (para facilitar la concentración), y calcula el tiempo que gastamos revisando correos o en reuniones. La información que brindan los reportes semanales, permite identificar las ineficiencias en el manejo de nuestro tiempo, y dan una guía de que aspectos modificar.
F.lux
Un app para las personas que tienen sensibilidad para el brillo de las pantallas de computadoras o dispositivos; sensibilidad que en muchas personas ocasiona migrañas después de unas horas. La aplicación automáticamente ajusta el brillo según la hora del día.
Esta lista es pequeña; existen cientos de aplicaciones y herramientas para las personas que desean aprovechar u ordenar mejor su tiempo, aumentar la productividad y eficiencia, y despreocuparse de tareas, que aunque parecen triviales, impactan el desempeño cotidiano.
¿Que otras herramientas digitales conoces o te gustan para incrementar la productividad?
