10 herramientas digitales para teletrabajo y colaboración virtual
Una de las repercusiones de esta crisis ha sido la necesidad de adaptarnos a la modalidad de teletrabajo. Para muchas empresas esto ha representado una difícil tarea y un cambio importante en la cultura de la organización.
Algunas empresas habían recorrido algo de este camino antes del 2020, pero no todos estábamos preparados para un cambio en la modalidad de trabajo tan abrupto. Muchas empresas han tenido que improvisar rápidamente para poder adaptarse, con la continua preocupación en productividad, el clima de la organización y la capacidad colaborativa de los equipos.
En la firma bromeamos - un poco para esconder la preocupación - que a pesar de llevar tanto tiempo hablando sobre la necesidad de impulsar la transformación digital en Latinoamérica, lo que realmente convenció a nuestros clientes fue la pandemia del COVID-19. Claro, es una gran generalización y entendemos que muchas empresas han demarcado procesos menos ambiciosos que esta crisis inevitablemente tuvo que acelerar para garantizar la supervivencia del negocio.
Sin embargo, obviando el punto en el que su empresa se encuentre en el camino a la transformación digital, consideramos que el camino para fortalecer el teletrabajo en la empresa se basa en considerar el estilo de liderazgo que se requiere durante la crisis, diseñar mejores reuniones, y utilizar las herramientas correctas para fomentar la colaboración.
Aquí presentamos algunas de nuestras herramientas digitales favoritas:
1. Zoom
Es una herramienta para videoconferencias y soluciones de conferencia virtual. Sabemos que muchas empresas utilizan diferentes herramientas de videoconferencia dependiendo de la tecnología que hayan instalado en sus oficinas o del paquete de herramientas tecnológicas que utilicen en su empresa. Sin embargo, en nuestro trabajo asesorando empresas hemos tenido que utilizar las más relevantes del momento y hemos escogido Zoom para la firma, principalmente porque es comparativamente más para grupos de persona en video de buena calidad. Por lo que entendemos de la herramienta y su historia de desarrollo, esta se ha enfocado en construir una solución que parte primero del video y la calidad de la llamada en lugar de otros atributos, por lo que la estabilidad es mayor. También es una herramienta que fácilmente se puede integrar a otras y que ofrece algunas opciones adicionales de configuración opcional, como es la modalidad de webinar, especialmente importante para nosotros en la firma.
Ahora, sin importar la herramienta de videoconferencia que utilice, no olvide seguir las normas básicas de etiqueta virtual. Esto podría ahorrarle más de un momento bochornoso.
2. Mural
Esta es una de nuestras herramientas favoritas para crear una pizarra dinámica. En nuestro trabajo es vital la dinámica participativa que se pueda generar entre equipos de trabajo y en ocasiones reemplazar la vieja pizarra tradicional en el mundo digital puede resultar complicado o confuso. Aquí se pueden utilizar Post-Its virtuales, imágenes, dibujos, videos, crear mapas mentales o utilizar plantillas preestablecidas (esta herramienta puede cambiar por completo sus reuniones virtuales). Lo mejor de todo, esta herramienta es tan dinámica que diferentes personas pueden estar trabajando al mismo tiempo en un mismo ‘board’ sin crear confusión. En la firma la utilizamos en cualquier reunión que requiera desarrollar un concepto y generar colaboración, pero también la utilizamos como una herramientas de planificación de diferentes temas en los que es necesario presentar elementos de manera gráfica para crear conversación.
Si su empresa sólo adoptara esta lista de herramientas hasta este punto, ya estaría muy por delante que la mayoría de equipos que hemos visto trabajar en modalidad virtual.
3. Monday
Otra maravillosa herramienta con la que sería imposible operar en la firma. Hemos tratado diferentes herramientas para la gestión de proyectos, desde las más elaboradas versiones de administradores de proyectos de los oferentes tradicionales, hasta herramientas menos versatiles pero diseñadas para las dinámicas del mundo altamente colaborativo y digitalizado en el que vivimos. Para nosotros Monday ha sido la mejor alternativa, especialmente porque permite la creación de múltiples formatos de proyecto, con un nivel de comunicación en la plataforma muy sencilla, integración con otras herramientas como Google Docs o Google Drive, y la posibilidad de modificar los formatos para cualquier tipo de necesidad en la empresa. Pero, principalmente, es una herramienta con un excelente diseño, lo cual aporta en gran medida a la facilidad de uso… algo indispensable en una herramienta de este tipo.
En su empresa es necesario gestionar todo tipo de proyectos, y esta herramienta permite hacerlo de manera sencilla y con todas las facilidades para generar colaboración en el equipo. En nuestro caso, la utilizamos para programar todas las actividades dentro de proyectos con nuestros clientes, actividades cruzadas entre proyectos paralelos dentro de un mismo cliente, la utilizamos también para nuestra gestión comercial en el seguimiento a prospectos, y también para la planificación de contenido en nuestras redes sociales.
Una mención especial en una categoría similar, sería para Slack, que se diseña como una herramienta de comunicación entre equipos, con un enfoque en gestión de proyectos. Aunque, desde mi punto de vista, menos flexible que Monday, ha sido ampliamente adoptada por muchas startups para gestionar su trabajo en equipo.
4. Google Docs
Cuando se debe trabajar de manera colaborativa, uno de los principales problemas es la compatibilidad de formatos. Esto en la firma lo tenemos claro ya que casi todos utilizamos computadoras Apple, pero en la mayoría de las ocasiones debemos trabajar con clientes que utilizan PC. El intercambio de formatos puede ser un dolor de cabeza. Pero esto puede complicarse aun más cuando consideramos el hecho de que la mayoría de nuestros documentos viven en la nube y se actualizan de manera automática entre todos los usuarios que tenemos accesos a ellos. Aquí es donde Google Docs soluciona muchos de nuestro problemas. La compatibilidad de los formatos es muy buena y adicionalmente viven de manera permanente en la nube con el potencial de colaborar en tiempo real con diferentes personas sobre un mismo documento.
Aunque en la firma no dejaremos de utilizar keynote y pages (programas de Apple), Google Docs es nuestra elección para buscar compatibilidad con cualquier otro usuario y la capacidad de colaboración activa en tiempo real.
5. Google Drive
Probablemente su empresa tiene una solución en la nube para compartir y almacenar documentos a lo interno. Si ese no es el caso, Google Drive hace la diferencia en la facilidad de uso e instalación, el resguardo de la información y la integración con todo el lenguaje de la herramienta que recomendamos anteriormente (Google Docs).
Existen múltiples soluciones para resgardo de información en la nube, desde aquellos servicios que ofrece Amazon, hasta el tradicional DropBox o Google Drive. Es importante considerar los requerimientos más técnicos de su empresa en términos de seguridad, inmediatez con la que se requiere la información, etc. Sin embargo, para crear puntos de resguardo colaborativos entre equipos, Google Drive puede seguir siendo una buena alternativa, de bajo nivel de complejidad y la posibilidad de ampliar su capacidad considerablemente según las necesidades de la empresa.
Para compartir documentos, se puede hacer una mención especial al ya popular WeTransfer, pero es importante considerar los requerimientos de su empresa, la periodicidad en la que es necesario compartir documentos entre diferentes personas, si estos documentos se comparten a lo interno o con otros equipos, etc.
6. Evernote
Decir que es una herramienta para toma de notas no le hace justicia a Evernote. En la firma bromean sobre las posibles comisiones que Evernote debe pagarme por la regularidad con la que la recomiendo (No, no tengo ninguna relación con la empresa). La verdad es que es una herramienta que utilizo constantemente. En mi trabajo es necesario investigar, leer y recolectar información todo el tiempo. Artículos, documentos, páginas de internet y hasta anotaciones en pequeños papeles. Para hablar del poder de esta herramienta, es más fácil mostrarles algunas de las formas en las que la utilizo:
Navegando diferentes páginas de internet, puedo utilizar el Web Clipper (una funcionalidad de Evernote que se descarga e instala en su navegador) para guardar alguna página en su totalidad, sólo un ‘pantallazo’ o sólo el texto en formato de artículo.
Cuando conozco a alguien nuevo, Evernote puede escanear (con una fotografía) la tarjeta de presentación, almacenar los datos de esta persona en mi lista de contactos e invitarla a mi nombre en LinkedIn de forma automática. Después puedo buscar el dato de esta persona por la fecha en la que la conocí o hasta la ubicación geográfica en la que estábamos ese día.
Cuando estoy leyendo un libro, tomo nota de cualquier cita o dato importante en Evernote y después puedo encontrarla por tema, etiqueta, o nombre del libro. Siempre encuentro el espacio para leer libros - especialmente de negocios - y Evernote es la manera de poder recordar lo más importante de todos y tener esa información siempre a la mano.
Cuando descargo un PDF lleno de información valiosa, puedo guardarlo en Evernote y posteriormente buscar el documento o buscar palabras que se encuentren dentro de ese documentos. Esto mismo lo puedo hacer con imágenes. Por ejemplo, si tomo una foto a un anuncio en la calle y después quiero buscarlo por la información que venía en su texto.
Notas a mano. Para mí, tomar notas a mano es difícil de reemplazar. En ese sentido me siento más tradicional. Sin embargo, teniendo varias reuniones diarias con diferentes clientes, empieza a volverse particularmente difícil llevar el orden y el hilo de cada reunión. Después de cada día, tomo una foto a las anotaciones de cada reunión y las guardo de manera independiente en Evernote, les agrego etiquetas o comentarios y después podré encontrarlas al hacer la búsqueda por cliente, tema, fecha o el lugar de la reunión.
Estos son sólo algunos ejemplos de las maneras en las que utilizo la herramienta, pero el punto es que toda la información de Evernote se puede guardar con tags (etiquetas) y de esa manera es posible después buscar información relacionada. El poder de esta herramienta está realmente en la facilidad con la que es posible encontrar - no almacenar - información. De esta forma, para mi trabajo, Evernote es como un segundo cerebro digital en el que puedo almacenar mucha información.
¿Cómo lográs acordarte de los nombres de los libros, o esa cita de aquel autor, o los datos financieros que vimos hace dos meses? Bueno, ¡Evernote!
7. Loom
“Una imagen vale más que mil palabras”… y bueno, en el mundo digital un video vale más que mil correos. Esta herramienta permite enviar pequeños videos explicativos simples. Esto puede ahorrar muchas horas acumuladas escribiendo correos al equipo tratando de describir en texto algo que un video podría aclarar en pocos segundos. Especialmente para apoyar en la dirección de equipos, esta es una herramienta muy valiosa.
8. SlideBean
Esta herramienta nos encanta por varias razones. Primero, porque es una herramienta orgullosamente Latinoamericana (aquí puede ver una entrevista con el fundador y CEO). Segundo, porque es una forma muy sencilla de crear presentaciones. Sólo debo preocuparme por el contenido en texto y la aplicación hace toda la magia para crear una presentación lista para sorprender a la audiencia. Esto puede ahorrar muchas horas moviendo lineas y figuras en PowerPoint para esa presentación urgente que debe tener lista para mañana, especialmente cuando lo que queremos es enfocarnos en el contenido y tener una presentación que sea estéticamente agradable sin necesidad de hacer un posgrado en diseño.
9. Calendly
El mundo de los negocios es ahora un mundo de reuniones. Ya hemos recomendado la manera de tener reuniones más eficientes y de esa manera ser más críticos con el espacio que dedicamos a la colaboración en equipos. Sin embargo, es algo inevitable, especialmente cuando gran parte del trabajo ahora se desarrolla de manera virtual.
Esta herramienta permite asignar espacios de tiempo durante la semana que sean reservados para agendar reuniones y dejar que sea la persona interesada la que encuentre un espacio en su agenda, evitando los correos que van y vienen buscando una fecha que calce en ambas - o varias - agendas.
Básicamente funciona así:
Yo determino qué espacios durante la semana quiero dejar libres para programar reuniones
Cuando alguien solicita una reunión conmigo, le asigno una duración a la reunión (ej. 30 minutos, 1 hora, etc.) y le envío un link de Calendly
A la persona interesada le llega una manera de visibilizar los espacios que tengo ‘disponibles’ durante la semana para nuestra reunión y escoge la que más tenga sentido para ella
¡Listo! Calendly se encarga de separar el espacio en ambas agendas y enviar un recordatorio - de ser necesario - en el momento.
10. WhatsApp
Suena obvio o hasta raro mencionarla como una herramienta en esta lista, pero la verdad es que ya se ha convertido en una herramienta ampliamente adoptada en Latinoamérica (en el 2018 ya el 64% de los teléfonos inteligente tenían instalada la aplicación, con una penetración de hasta 81.9% para algunos segmentos poblacionales). Todos la usamos y no necesariamente es exclusiva para envío de memes con los amigos. Esta puede ser una herramienta de colaboración efectiva para equipos. El tema es sistematizar su uso en las empresas en lugar de satanizarlo. Ya nos es natural y por lo tanto podría facilitar un estilo de comunicación más informal e inmediato, evitando muchas horas acumuladas de correos formales.
Muchas veces, una llamada por teléfono puede ahorrarnos un gran malentendido, múltiples correos de ida y vuelta, o todo el tiempo que se requiere para las anteriores en un intercambio sencillo que además podría fortalecer las relaciones entre miembros del equipo. La segundo mejor opción, sería un mensaje por Whatsapp.
El correo electrónico nos roba de efectividad y… en muchos casos, humanidad. Sin embargo, es importante entender que el Whatsapp en el contexto de negocios se usa de formas diferentes, manteniendo ciertas reglas generales para el equipo (por ejemplo, no enviar un meme a media noche sería una regla sencilla)
Probablemente su empresa ya tenga alguna herramienta o paquete de herramientas digitales que utiliza en el día a día. Pero esta crisis nos obliga a experimentar, en ocasiones con nuestra estrategia hacia el mercado, pero también en la manera como operamos a lo interno. Es la mentalidad necesaria para enfrentar estos cambios la que en ocasiones nos puede invitar a hacer cosas diferentes y probar herramientas diferentes. No importa qué tanto ha invertido su organización en las herramientas que tiene… si no funcionan, cámbielas.
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